Resolução CFC nº 1.706, de 25.10.2023
- DOU de 08.11.2023 -

Institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão de processos administrativos eletrônicos no âmbito do Sistema CFC/CRCs.

O CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE, no uso de suas atribuições legais e regimentais, resolve:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1 º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Sistema CFC/CRCs.

Art. 2 º A gestão eletrônica de processos administrativos compreende as etapas de produção, edição, assinatura, tramitação, recebimento, autuação, conclusão e arquivamento de processos.

Art. 3 º Será obrigatória a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) por todos os conselheiros, funcionários e colaboradores de todas as unidades organizacionais dos órgãos que compõem o Sistema CFC/CRCs, ficando vedada, entre estas unidades organizacionais, a produção e tramitação de processos administrativos por outros meios à exceção de sistemas informatizados de educação profissional continuada, registro e fiscalização.

Art. 4 º Os documentos e processos criados e recebidos no SEI são documentos arquivísticos e estão sujeitos ao regramento da gestão documental vigente.

Parágrafo único. Todos os processos criados no SEI deverão ser classificados de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de documentos administrativos do Sistema CFC/CRCs vigente e, após a classificação do processo, todos os documentos básicos que o compõem receberão a mesma classificação.

Art. 5 º São finalidades do Processo Administrativo Eletrônico:

I - armazenar e efetuar o processamento eletrônico de todos os procedimentos e documentos administrativos;

II - garantir a organicidade, a unicidade, a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a segurança das informações relativas aos documentos e aos processos administrativos;

III - oferecer transparência e celeridade na produção e nas tramitações processuais e documentais;

IV - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

V - possibilitar tecnicamente práticas de gestão que reduzam o impacto ambiental;

VI - aprimorar a gestão documental;

VII - facilitar o acesso às informações dos órgãos que compõem o Sistema CFC/CRCs;

VIII - reduzir o volume de documentos tramitados em meio não digital;

IX - buscar a integração com o processo administrativo eletrônico de outros órgãos da Administração Pública, por meio do SEI-Federação; e

X - tornar os processos e documentos administrativos eletrônicos acessíveis e gerenciáveis, de forma simultânea, por múltiplos usuários.

Art. 6 º Para os fins desta Resolução, considera-se:

I - Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de forma inequívoca, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura;

II - Autenticação: processo pelo qual se confere a autenticidade de um documento, independentemente de sua forma;

III - Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido e assinado, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração, mantendo sua identidade e integridade;

IV - Autuação: é a ação de reunir e ordenar os documentos, visando à formação de processo.

V - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, fluxos de trabalho, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou de mais tipos de processos;

VI - Cancelamento de Documento: retirada de documento do processo SEI, devidamente justificada e autorizada pelo gestor da unidade geradora;

VII - Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;

VIII - Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: documento que contém a classificação arquivística dos documentos do Sistema CFC/CRCs, utilizado com o intuito de classificar, avaliar e definir a destinação final de todos os documentos produzidos e/ou recebidos pelo Conselho de Contabilidade;

IX - Credencial de Acesso: credencial que permite a um usuário previamente autorizado o acompanhamento, a leitura, a produção e a assinatura de documentos em um processo sigiloso no SEI;

X - Declaração de Concordância e Veracidade: documento declaratório que contém as ações de competência e responsabilidade de um usuário externo, necessário para liberar o acesso desse usuário para assinatura de documentos no SEI;

XI - Despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões;

XII - Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado;

XIII - Documento Arquivístico: documento produzido e recebido por pessoa ou instituição, em decorrência do exercício de suas funções e atividades, independentemente de seu suporte ou natureza;

XIV - Documento Arquivístico Digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico;

XV - Documento Digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

XVI - Documento Não Digital: documento que se apresenta em suporte, formato e codificação diferente dos digitais, tais como: documentos em papel, documentos em películas e documentos eletrônicos analógicos;

XVII - Documento Externo: documento digital de origem externa ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido pelos Conselhos de Contabilidade ou por eles recebido;

XVIII - Documento Interno: documentos produzidos e assinados no SEI;

XIX - Gestor Negocial: funcionário, ou outra unidade organizacional do CFC que lhe suceder, responsável por receber, avaliar e priorizar as demandas normativas, evolutivas ou adaptativas referentes ao Sistema;

XX - Gestor Técnico: funcionário, ou outra unidade organizacional que lhe suceder, responsável pelos recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC);

XXI - Hierarquia da Unidade: representação do sistema da relação subordinada à qual se vinculam as unidades organizacionais que compõem a estrutura formal dos Conselhos de Contabilidade;

XXII - Informação Sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público, em razão de hipótese legal de sigilo;

XXIII - Informação Restrita: aquela submetida a tratamento confidencial, abrangida pelas demais hipóteses legais de sigilo, pessoal e preparatória, definida como de acesso restrito, que deve estar circunscrita às unidades organizacionais que dela necessitem;

XIV - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no SEI quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:

a) público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público externo;

b) restrito: acesso limitado aos usuários das unidades organizacionais em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e

c) sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem credencial de acesso SEI sobre o processo;

XXV - Optical Character Recognition (OCR): técnica de conversão de um documento digital do formato de imagem para o formato textual, de modo a permitir, por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto;

XXVI - Número do Protocolo do Documento: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar, de forma única e exclusiva, cada documento dentro do sistema;

XXVII - Número do Processo: código numérico sequencial gerado pelo SEI, reiniciado anualmente, que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo gerado no sistema;

XXVIII - Perfil de Acesso: conjunto de permissões atribuídas ao usuário do SEI;

XXIX - Processo: unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível;

XXX - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, pode exigir a anexação de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou decisão;

XXXI - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): conjunto integrado de ferramentas livres e código aberto, que permite ao usuário processar objetos digitais para armazenamento de arquivos e acesso a longo prazo, em observância a modelos preconizados internacionalmente;

XXXII - Sistema de Permissões (SIP): é o sistema que permite o gerenciamento e a parametrização de usuários, unidades organizacionais, hierarquia das unidades organizacionais e permissões do SEI;

XXXIII - Unidade de Arquivo: unidade organizacional responsável pelas atividades de gestão documental em fase de arquivamento;

XXXIV - Unidade de Localização: unidade organizacional em que o processo se encontra aberto;

XXXV - Unidade Geradora: unidade organizacional responsável pela criação do registro da informação para processos ou documentos;

XXXVI - Unidade Organizacional: designação para cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional dos Conselhos de Contabilidade;

XXXVII - Usuário Interno: conselheiros, empregados e colaboradores no desempenho de atividades no Conselho de Contabilidade e que tenham acesso, de forma autorizada, a atuar em documentos ou processos eletrônicos no SEI; e

XXXVIII - Usuário Externo: pessoa física ou representando pessoas jurídicas externas ao Sistema CFC/CRCs que, mediante cadastramento prévio, fica temporariamente autorizada a ter acesso a documentos ou processos eletrônicos específicos no SEI.

CAPÍTULO II
DA GOVERNANÇA E GESTÃO DO SEI

Art. 7 º O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), que é proprietário do seu código-fonte.

Parágrafo único. Futuras evoluções de versões disponibilizadas pelo TRF-4 poderão ser instaladas e configuradas a critério do Comitê Gestor do SEI.

Art. 8 º O Comitê Gestor do SEI poderá analisar, priorizar e autorizar a instalação de módulos, complementos e recursos adicionais para utilização junto ao SEI, preferencialmente que estejam disponibilizados no portfólio de soluções do portal do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) ou do Software Público Brasileiro.

Art. 9 º Fica designada como área gestora negocial do Sistema SEI nos Conselhos de Contabilidade a unidade de Gestão Documental do CFC, sob a coordenação e supervisão do Comitê Gestor do SEI.

Seção I
Comitê Gestor do SEI

Art. 10 . Compete ao Comitê Gestor do SEI:

I - gerenciar o sistema no âmbito do Sistema CFC/CRCs;

II - propor normas internas que assegurem o adequado funcionamento do SEI;

III - encaminhar ao Tribunal Regional Federal da 4ª Região as solicitações de melhorias e desenvolvimento de funcionalidades, bem como acompanhar o andamento das demandas;

IV - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação sobre gestão documental, aos princípios arquivísticos e às orientações do Arquivo Nacional e ao Conselho Nacional de Arquivos;

V - coordenar os trabalhos de implantação, manutenção e evolução do sistema;

VI - designar funcionários para ministrar treinamento aos usuários do sistema; e

VII - propor, analisar, priorizar e deliberar sobre políticas, normas, ações e propostas que garantam o adequado trâmite dos processos e a utilização do sistema, bem como deliberar acerca de demandas e sugestões de melhoria nas regras de negócio do SEI.

Seção II
Gestor Negocial do SEI

Art. 11 . Compete ao gestor negocial do SEI, por meio do Setor de Gestão Documental do CFC:

I - gerenciar o Termo de Cooperação Técnica firmado entre o CFC e o TRF-4 para implantação do SEI;

II - atuar com as prerrogativas de administração do sistema, para o exercício de parametrizações, configurações e outras atividades que garantam o ambiente funcional;

III - realizar a liberação de cadastro de usuários externos;

Parágrafo único. Poderá ser concedido perfil de liberação de usuários externos ao responsável pela área de Tecnologia de Informação e Comunicação do Conselho Regional de Contabilidade, mediante solicitação formal dirigida ao Conselho Federal de Contabilidade.

IV - prestar apoio técnico-arquivístico;

V - analisar e submeter ao Comitê Gestor do SEI solicitações de melhorias, correções, inclusão ou exclusão de funcionalidades no sistema;

VI - submeter ao Comitê Gestor do SEI propostas, análises e pareceres para subsidiar a normatização de procedimentos e do uso do sistema;

VII - gerenciar modelos, formulários e tipos documentais, cabendo-lhe criar, alterar, incluir ou excluir modelos de atos;

VIII - gerenciar os tipos de processos, cabendo-lhe criar, alterar, incluir ou excluir modelos processuais;

XIX - gerenciar os assuntos classificadores;

X - gerenciar as unidades organizacionais no SEI, cabendo-lhe alterar, incluir ou excluí-las;

XI - gerenciar os usuários internos e externos, cabendo-lhe alterar, incluir ou excluir usuários, lotações e permissões;

XII - gerenciar as hipóteses legais de níveis de acesso às informações;

XIII - apoiar as unidades organizacionais do CFC na criação, parametrização e gestão das bases de conhecimento, de documentos e de processos;

XIV - propor normas complementares para o fiel cumprimento do disposto nesta Resolução; e

XV - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades das unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade e aos padrões de uso do sistema.

Seção III
Gestor Técnico do SEI

Art. 12 . Compete ao gestor técnico do SEI, por meio da Coordenadoria de Gestão de Tecnologia da Informação:

I - gerir a infraestrutura de hardware e requisitos de software;

II - preservar a configuração do ambiente, da aplicação e da publicação para acesso externo;

III - manter atualizada a versão do Sistema em uso;

IV - prover as condições necessárias à implantação e à utilização do SEI, garantindo sua disponibilidade, integridade, confiabilidade e segurança dos documentos eletrônicos e dados nele incluídos;

V - controlar o cadastro de usuários e de unidades organizacionais internas e externas no servidor de autenticação (Active Directory - AD);

Parágrafo único. O cadastro e o gerenciamento dos usuários internos dos CRCs no servidor de autenticação (Active Directory - AD) são de responsabilidade dos Conselhos Regionais de Contabilidade.

VI - atender às solicitações referentes a problemas técnicos e a erros identificados nas funcionalidades do SEI;

VII - prestar suporte técnico no uso do SEI e responder às dúvidas técnicas dos usuários internos e externos;

VIII - acionar o gestor negocial quando houver problema ou dificuldade não sanados pela equipe técnica nas funcionalidades do Sistema;

IX - criar e atualizar as páginas institucionais do SEI constantes na Intranet e no Portal do CFC;

X - identificar situações de uso indevido do SEI;

XI - divulgar novidades, intercorrências ou manutenções programadas que interfiram na utilização do sistema;

XII - apoiar a administração na elaboração e definição dos investimentos e custeios necessários ao uso, à segurança e à manutenção dos documentos produzidos no SEI;

XIII - propiciar a integração do SEI com outros sistemas informatizados sob sua responsabilidade; e

XIV - atuar de forma integrada com o Setor de Gestão Documental (Seged), visando ao desenvolvimento e à manutenção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) para a preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI.

Seção IV
Unidades Organizacionais dos Conselhos de Contabilidade

Art. 13 . Compete às unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade:

I - cooperar no processo de implantação e utilização do sistema no âmbito de suas respectivas áreas, conforme orientações do Comitê Gestor do SEI, dos gestores técnico e negocial do SEI;

II - cooperar no aperfeiçoamento da gestão de documentos e da informação nos Conselhos de Contabilidade, em consonância com as normas arquivísticas;

III - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI em relação às especificidades dos processos de negócio sob sua gestão, e solicitar a capacitação de usuários, sempre que necessário;

IV - criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

V - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área, obedecendo aos critérios previstos na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

VI - alterar o tipo do processo quando identificada a ausência de correlação entre o objeto do processo e o tipo atribuído;

VII - revisar o tipo e os demais dados cadastrais atribuídos ao processo gerado;

VIII - verificar a qualidade da digitalização dos documentos, bem como notificar o usuário ou área responsável para reapresentação de documentos cuja digitalização tenha sido feita de modo inadequado; e

IX - produzir, assinar, digitalizar, registrar, tramitar, receber e concluir documentos e processos no SEI.

CAPÍTULO III
DA ESTRUTURA DO SISTEMA

Art. 14 . O SEI é configurado com base na estrutura organizacional dos Conselhos de Contabilidade, constituída por unidades organizacionais do SEI.

Art. 15 . Cada unidade organizacional tem uma única conta no SEI, designada por sua sigla, antecedida pelas siglas dos setores hierarquicamente superiores, quando aplicável.

Seção I
Da Criação, Alteração e Desativação de Unidades Organizacionais no SEI

Art. 16 . As solicitações de criação de unidades organizacionais serão atendidas pelo e-mail chamado@cfc.org.br e seu processamento requer que sejam informados os seguintes dados:

I - ato normativo que ampare a implantação da unidade organizacional;

II - nomenclatura oficial da unidade organizacional;

III - sigla oficial da unidade organizacional;

IV - endereço não digital da unidade organizacional;

V - e-mail da unidade organizacional;

VI - telefone(s) de contato da unidade organizacional;

VII - nome e matrícula dos usuários lotados na unidade organizacional; e

VIII - cargos da unidade organizacional.

Parágrafo único. A hierarquia da unidade organizacional ficará condicionada ao organograma do Conselho de Contabilidade, não cabendo o cadastro de unidades organizacionais informais.

Art. 17 . Qualquer alteração ou desativação de unidade organizacional cadastrada na base do SEI somente poderá ser efetivada após a conclusão e o arquivamento dos processos eletrônicos sob responsabilidade da unidade organizacional, ou a transferência de responsabilidade dos processos eletrônicos para outra unidade organizacional hierarquicamente superior.

Parágrafo único. Em caso de alteração ou desativação da unidade organizacional no SEI, compete ao gestor da unidade organizacional realizar a transferência dos processos para a nova unidade organizacional.

Seção II
Da Disponibilidade do Sistema

Art. 18 . O SEI estará disponível 24 horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

Art. 19 . Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SEI quando:

I - for superior a 60 minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6h e as 23h; e

II - ocorrer entre as 23h e as 23h59.

Art. 20 . Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I - acesso ao sistema, para acompanhamento processual;

II - consulta aos autos digitais, quando concedido; e

III - assinatura de documentos, quando concedido.

Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorra de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.

Art. 21 . A indisponibilidade do SEI para manutenção programada ou por motivo técnico será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da informação do CFC, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em página própria nos sítios eletrônicos na internet do CFC, devendo conter pelo menos as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e

II - serviços que ficaram indisponíveis.

CAPÍTULO IV
DO ACESSO E DO CREDENCIAMENTO

Seção I
Do Acesso e Credenciamento de Usuários Internos

Art. 22 . O acesso de usuários internos ao SEI é efetuado por meio de código de usuário e senha utilizados para acessar a rede dos Conselhos de Contabilidade.

Art. 23 . Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no SEI, de acordo com seu perfil de acesso e atribuições e competências funcionais.

Art. 24 . O acesso dos usuários ao SEI ocorrerá na unidade organizacional em que exercem suas funções.

§ 1º Os titulares de unidades organizacionais superiores terão acesso às unidades organizacionais que lhe são hierarquicamente subordinadas.

§ 2º O usuário poderá estar associado a mais de uma unidade organizacional, de acordo com as atividades por ele desenvolvidas.

Art. 25 . A atribuição de perfis aos usuários do sistema deverá ser realizada pela área gestora negocial, atribuindo-se o perfil básico, como regra, para todos os usuários.

§ 1º A atribuição de perfis diferentes deverá ser solicitada pelo gestor da unidade organizacional, cabendo análise pela área gestora negocial, para liberação e alteração.

§ 2º As permissões e alterações de acesso às unidades organizacionais cadastradas no SEI serão feitas mediante solicitação documentada e justificada, direcionada ao gestor negocial do SEI e/ou seu substituto em caso de licenças, férias e/ou substituições temporárias.

§ 3º Cabe ao responsável pela unidade organizacional em que o usuário esteja lotado solicitar o credenciamento, a transferência de lotação, alteração e/ou exclusão do usuário e as permissões de acesso ao SEI.

Art. 26 . O cadastro de usuário interno será desabilitado temporariamente por:

I - decisão cautelar do presidente do Conselho de Contabilidade ou do diretor executivo ou, no âmbito de sindicância, auditoria ou processo administrativo disciplinar;

II - gozo das licenças previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e alterações posteriores; e

III - prazo determinado em condenação administrativa, em processo administrativo disciplinar.

Art. 27 . O cadastro de usuário interno será desabilitado em definitivo devido a:

I - exoneração ou demissão;

II - aposentadoria ou morte; e

III - término de mandato.

Art. 28 . Cabe prioritariamente ao Departamento de Gestão de Pessoas e/ou à unidade equivalente no Conselho de Contabilidade solicitar a desabilitação e ativação do usuário interno.

Seção II
Do Acesso e Credenciamento de Usuários Externos

Art. 29 . O credenciamento de usuários externos para acesso ao SEI será destinado a pessoas físicas, por si ou representando pessoas jurídicas, que participem em processos administrativos junto aos Conselhos de Contabilidade.

Art. 30 . O usuário externo poderá enviar, assinar e receber documentos administrativos eletrônicos, bem como acompanhar o andamento de assuntos de seu interesse, mediante a liberação de acesso externo ao SEI, por prazo determinado, autorizado pela unidade responsável pelo processo.

§ 1º O acesso de usuários externos ao SEI é ato pessoal e intransferível, que se dará mediante cadastro do usuário externo e apresentação da documentação solicitada.

§ 2º A validação do acesso ao SEI por usuário externo somente ocorrerá após a verificação de conformidade pela unidade organizacional do Conselho de Contabilidade responsável pelas tratativas com o usuário externo, nos seguintes termos:

I - a habilitação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após a constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os dados do cadastro de usuário externo;

II - quando necessário, a unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo poderá solicitar informações complementares para efetivação do cadastro de usuário externo, além daquelas prestadas na Declaração de Concordância e Veracidade;

III - o cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não atendimento às exigências de apresentação de documentação;

IV - a negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações não atribuível à falha do Sistema não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais; e

V - caberá à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo, relativamente a processos e documentos por elas originados ou sob sua responsabilidade, informar ao gestor negocial do SEI ou ao seu substituto as pessoas físicas que poderão ser cadastradas como usuários externos do SEI, bem como orientá-las a acessarem o portal do CFC para efetivar o referido cadastramento.

Parágrafo único. O acesso do usuário externo será liberado em até 2 (dois) dias úteis após a comunicação pela unidade organizacional do Conselho de Contabilidade responsável pelas tratativas com o usuário externo ao gestor negocial do SEI ou ao seu substituto.

Art. 31 . Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pelos Conselhos de Contabilidade, deverão conter a exigência de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI.

Art. 32 . Para assinatura de documentos junto aos Conselhos de Contabilidade, o usuário externo deve:

I - realizar o cadastro por meio do Portal SEI do CFC (https://sei.cfc.org.br/externo) e preencher corretamente os campos obrigatórios;

II - apresentar o documento de identificação oficial que contenha foto e número de CPF; e

III - apresentar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade devidamente preenchido e assinado.

Parágrafo único. Os documentos listados nos incisos I, II e III do art. 32 deverão ser enviados à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo.

Seção III
Dos Deveres e das Responsabilidades dos Usuários Internos

Art. 33 . Constituem deveres e responsabilidades do usuário interno:

I - manter sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido e sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa;

II - escolher corretamente, ao iniciar novo processo eletrônico, o tipo de procedimento administrativo e preencher devidamente os campos de identificação e classificação processual;

III - escolher corretamente, ao incluir novo documento eletrônico, o tipo de documento e preencher devidamente os campos relacionados e com descritores suficientes para facilitar sua pesquisa pelos demais usuários;

IV - assinar documentos no processo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo;

V - evitar a impressão de documentos do SEI, zelando pela economia de recursos e pela responsabilidade socioambiental;

VI - concluir o processo eletrônico com a devida justificativa;

VII - proteger as informações sigilosas e pessoais obtidas em decorrência do exercício de suas atividades ou que venha a ter conhecimento;

VIII - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;

IX - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de capacitação para o SEI;

X - renunciar a credencial de acesso em processos sigilosos quando sua atuação não for mais necessária;

XI - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema;

XII - comunicar ao Comitê Gestor do SEI quaisquer irregularidades e atuações que infrinjam esta norma;

XIII - sugerir ao gestor negocial melhorias nas rotinas de trabalho do SEI; e

XIV - ser responsável por suas ações, especialmente aquelas que possam comprometer a segurança do SEI e das informações nele contidas e o cumprimento das cláusulas do Acordo de Cooperação e dos respectivos aditivos assinados com o TRF-4.

Parágrafo único. As infrações ao disposto neste artigo que implicarem dano à Administração ou a terceiros serão apuradas em processo administrativo cabível.

XV - observar os prazos para realização de atos processuais em meio eletrônico, nos termos desta Resolução.

Seção IV
Dos Deveres e das Responsabilidades dos Usuários Externos

Art. 34 . Constituem deveres e responsabilidades do usuário externo:

I - efetuar o próprio cadastro no Portal SEI do CFC (https://sei.cfc.org.br/externo);

II - manter o sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, que é pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

III - garantir a conformidade entre os dados informados quando do pedido de cadastramento e aqueles contidos nos documentos essenciais e complementares enviados;

IV - realizar consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado, bem como ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas referentes a atos processuais;

V - acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e executar as ações apropriadas;

VI - conservar os originais dos documentos enviados, sejam eles não digitais ou eletrônicos, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, a fim de que, caso solicitados, sejam apresentados a órgãos e entidades para qualquer tipo de conferência;

VII - verificar as condições de sua rede de comunicação e seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas, para que não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema;

VIII - observar que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo;

IX - confeccionar os documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere a formato, autenticidade, legibilidade e tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

X - responsabilizar-se pelo endereço eletrônico fornecido e/ou cadastrado, bem como por eventuais acessos de terceiros a esse endereço de forma indevida;

XI - comunicar ao Conselho Federal de Contabilidade (chamado@cfc.org.br) a perda de acesso ao sistema por violação do e-mail ou da senha ou por quebra de sigilo, para imediato bloqueio de acesso ou troca de senha, se for o caso;

XII - renunciar sua credencial de acesso a processo quando não demandar mais sua atuação;

XIII - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso no SEI sempre que se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema;

XIV - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso do SEI; e

XV - observar os prazos para a realização de atos processuais em meio eletrônico, nos termos desta Resolução.

Art. 35 . As pessoas jurídicas ficam obrigadas a solicitar a inativação de usuários externos que não possuem mais vinculação com a empresa, sob pena de responsabilização pelo uso indevido do sistema.

Art. 36 . Todos os atos realizados durante a sessão de trabalho no sistema presumem-se pessoalmente praticados pelo usuário cujo perfil e senha tenham sido empregados para o acesso ao SEI.

Art. 37 . O uso indevido do sistema será passível de apuração nas esferas administrativa, civil e penal.

CAPÍTULO V
DA INSTRUÇÃO PROCESSUAL

Art. 38 . O processo SEI é organizado de acordo com as formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres, em conformidade com a legislação vigente.

Art. 39 . O processo SEI deve ser gerado sempre que haja requerimento, comunicação ou informação que, para a prática de ato administrativo, conduza à necessidade de colher informações ou pareceres, bem como juntar atestados, relatórios, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de decisões.

§ 1º A geração de processo SEI ocorrerá por iniciativa do próprio interessado, quando se tratar de assunto particular, ou mediante determinação expressa do gestor, no caso de assunto institucional que envolva a respectiva unidade organizacional.

§ 2º É vedada a geração por um mesmo interessado de mais de um processo eletrônico SEI que verse sobre assunto idêntico.

Art. 40 . Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, o seu tratamento e a sua recuperação, mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - escolha adequada do tipo de processo;

II - descrição da especificação, de forma objetiva e clara;

III - preenchimento adequado do campo "Interessado", quando couber;

IV - preenchimento da maior quantidade possível de campos no cadastramento do processo;

V - publicidade das informações como preceito geral e sigilo como exceção, nas formas da lei; e

VI - atribuição individual do nível de acesso de documentos, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.

Parágrafo único. Além dos requisitos contidos neste artigo, o usuário deverá consultar as políticas internas de uso do SEI no seu Conselho de Contabilidade para envio e tramitação de processos.

Art. 41 . Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração vigente.

Art. 42 . A unidade organizacional que receber processo de que não seja destinatária deverá devolvê-lo ao remetente ou efetuar a destinação adequada, prezando pela celeridade processual.

Art. 43 . O processo é composto majoritariamente pela criação de documentos internos, sendo este o método fortemente recomendado para a constituição do processo.

Art. 44 . A inclusão de documento e de processo administrativo em processo SEI é ato formal e será efetuada mediante a observância do seguinte procedimento:

I - devem ser incluídos somente os documentos destinados à compreensão, à fundamentação, à instrução e ao deslinde do assunto tratado, pertinentes às provas dos atos e dos fatos enunciados; e

II - deve ser observada a ordem cronológica dos atos e dos fatos ocorridos, a fim de não comprometer o encadeamento lógico das informações.

Parágrafo único. Caso seja necessário reordenar os documentos, a autoridade competente deverá solicitar ao gestor negocial, mediante despacho com justificativa do procedimento.

Art. 45 . Todo documento administrativo oficial produzido pelos Conselhos de Contabilidade deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando-se o seguinte:

I - as diretrizes do Manual de Redação e Elaboração de Atos Normativos do Sistema CFC/CRCs, no que couber;

II - documentos gerados no SEI receberão número SEI e, quando aplicável, número específico do documento;

III - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos;

IV - o usuário deverá assinar somente os documentos de sua competência;

V - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, denominado minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado;

VI - processos contendo documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis;

VII - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI, o usuário pode efetuar a captura ao SEI como documento externo; e

VIII - os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por funcionários, colaboradores e/ou conselheiros dos Conselhos de Contabilidade e terceiros podem ser formalizados em meio não digital e, posteriormente, digitalizados e capturados ao SEI como documentos externos.

Art. 46 . Os documentos serão criados em meio não digital somente quando:

I - houver previsão, em ato normativo próprio, de outro meio a ser utilizado; e

II - houver indisponibilidade do sistema e a espera pelo restabelecimento da disponibilidade possa prejudicar a demanda.

Art. 47 . Documentos não digitais digitalizados, documentos nato-digitais de procedência externa ou documentos que contiverem formatação incompatível com o editor de textos do SEI serão criados no sistema como "documento externo".

Art. 48 . Os documentos externos serão submetidos a procedimento de conferência pelo funcionário responsável por sua inserção no sistema, devendo ser registrado no SEI se o documento foi apresentado na forma de:

I - cópia autenticada administrativamente: quando o interessado apresentar ou apontar o documento original e sua cópia;

II - cópia autenticada por cartório: quando o interessado apresentar ou apontar apenas a cópia autenticada em cartório;

III - cópia simples: quando o interessado apresentar ou apontar apenas uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e

IV - documento original: quando o interessado apresentar ou apontar apenas o documento original.

Art. 49 . A atribuição do tipo de conferência dos documentos externos pelo Protocolo ou pelas unidades organizacionais responsáveis apenas garante que o documento digitalizado é o mesmo que fora inserido no sistema.

Art. 50 . É vedada a captura de documentos externos protegidos por senha.

Art. 51 . Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido de 200 MB e que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo eletrônico SEI.

Art. 52 . A documentação administrativa de origem externa dirigida aos Conselhos de Contabilidade será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de Protocolo ou por unidade equivalente nos Conselhos Regionais de Contabilidade.

Art. 53 . O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente nos Conselhos Regionais de Contabilidade poderá abrir processo no SEI para distribuição de documentos para outras áreas ou incluí-los diretamente nos processos em tramitação.

Art. 54 . A área destinatária do processo deverá analisar as informações dos documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos.

Art. 55 . Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela unidade organizacional de protocolo e que não possuam referência expressa a determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado, serão autuados como novo processo eletrônico.

Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na forma do caput deste artigo, cabe à unidade organizacional destinatária do processo SEI, após provocação do gestor da unidade destinatária, transferir tais documentos para o processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI denominada "anexar processo" e concluir o processo SEI autuado pela unidade de protocolo.

Art. 56 . Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional destinatária com garantia de sigilo.

Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do envelope.

Art. 57 . Os documentos digitais encaminhados por usuários externos por e-mail, pelo SEI ou por outro meio permitido terão valor probante dos originais.

Parágrafo único. O teor e a integridade dos documentos digitalizados, encaminhados por correspondência eletrônica, serão de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

Art. 58 . O SEI não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos digitais e processos que tiveram seu trâmite não digital concluído.

Art. 59 . Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade e integridade.

Art. 60 . As mensagens de correio eletrônico a serem enviadas e que devam necessariamente compor o processo eletrônico do SEI devem ser geradas por meio da funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI.

§ 1º A funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI não deverá ser utilizada em substituição ao Outlook, mas somente para os e-mails que deverão ser autuados e compor a árvore do processo.

§ 2º Não deverão ser autuados nos processos eletrônicos os e-mails que:

I - não forem considerados documento arquivístico;

II - as mensagens cujo conteúdo são de caráter pessoal e não têm relação com as atividades do Conselho de Contabilidade; e

III - não forem produzidos integralmente em ambiente digital.

§ 3º Os e-mails recebidos de órgãos, entidades, empresas e fornecedores serão autuados, se necessário ao processo, como documentos externos.

Seção I
Da Criação de Tipos de Modelos, Formulários, Documentos e Processos no SEI

Art. 61 . O tipo de processo corresponde à matéria que será tratada, conforme os assuntos e as atividades desempenhadas pelos Conselhos de Contabilidade.

Art. 62 . O tipo de documento corresponde ao documento que será selecionado para o registro da informação conforme sua característica, a natureza de seu conteúdo ou a técnica do registro da informação.

Parágrafo único. Para cada tipo de processo e tipo de documento deverá ser vinculada automaticamente a classificação arquivística por assuntos, prevista no Plano de Classificação dos Documentos da Área Meio ou da Área Fim, adotado pelo Sistema CFC/CRCs.

Art. 63 . Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos disponíveis para inserção em um processo serão definidos pela Setor de Gestão Documental do CFC, com apoio do Comitê Gestor de Implantação do SEI, e configurados automaticamente no SEI.

Art. 64 . Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos, modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem gerar processo SEI próprio do tipo "Gestão da Informação: Solicitação de criação, alteração e exclusão de tipos de docs. e procs. no SEI" e encaminhá-lo para análise do gestor negocial do SEI, juntamente com os modelos atualizados que se queira adicionar ou substituir.

Parágrafo único. Também poderá ser utilizada a ferramenta de "Help-Desk" (chamado@cfc.org.br) ou outro sistema informatizado equivalente para a abertura, o acompanhamento, a conclusão e a avaliação de chamados do SEI disponibilizado pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Art. 65 . A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo objetivo.

Seção II
Da Gestão Documental e Classificação Arquivística

Art. 66 . Na operacionalização do SEI, deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes e determinações do Conselho Nacional de Arquivos, considerando-se também os estudos e as discussões para aprimoramento do sistema em âmbito nacional.

Art. 67 . Em relação à classificação arquivística, ao arquivamento e à avaliação, todos os processos do SEI serão classificados com base:

I - no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio; e

II - na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional: Anexo da Portaria Arquivo Nacional nº 93, de 4 de novembro de 2022.

Art. 68 . Ao escolher o tipo de processo, obrigatoriamente, o usuário deverá classificar o assunto de acordo com sua natureza ou similaridade.

Art. 69 . Após a classificação do processo, todos os documentos básicos que o compõem receberão a mesma classificação.

Art. 70 . Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.

Art. 71 . Os processos eletrônicos de guarda permanente receberão tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações, devendo a unidade de tecnologia da informação do Conselho de Contabilidade prover condições, conforme resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e a manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente.

Art. 72 . A eliminação de documentos de processos eletrônicos e não digitais deverá ocorrer em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos arquivísticos vigentes.

Art. 73 . A solicitação de empréstimo de documentos não digitais arquivados no Setor de Gestão Documental (Seged) ou unidade equivalente é feita por meio de funcionalidade do SEI.

Seção III
Da Exclusão e do Cancelamento de Documentos

Art. 74 . Os usuários devem preencher corretamente os dados de cadastro do processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação das informações.

Art. 75 . Podem ser excluídos, conforme regras próprias do SEI:

I - documento sem assinatura;

II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades organizacionais e o respectivo processo não tenha sido concluído na unidade organizacional ou enviado para outra unidade organizacional; e

III - processo que não possua documentos e que não tenha sido enviado para outra unidade organizacional.

Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico sequencial será inutilizado.

Art. 76 . O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do processo.

Art. 77 . Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.

Art. 78 . O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema.

Parágrafo único. É vedado cancelar documento gerado ou incorporado por outras unidades organizacionais.

Art. 79 . O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na árvore de documentos do processo.

Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico sequencial será inutilizado.

Art. 80 . Documentos que necessitem de correções, que estejam incompletos, que não tenham mais validade ou estejam desatualizados devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento, com referência explícita ao número único do documento correspondente.

Seção IV
Da Juntada de Processos SEI

Art. 81 . As juntadas de processos SEI por anexação e relacionamento ocorrem de forma autônoma, sem vinculação entre elas.

Subseção I
Da Anexação

Art. 82 . A anexação ocorre quando há necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta.

§ 1º Uma vez anexado ao processo principal, o processo anexo perderá a sua autonomia.

§ 2º O processo SEI secundário que for anexado terá a movimentação bloqueada e será acompanhado via andamento do principal.

§ 3º Constatada, a qualquer tempo, a tramitação de dois ou mais processos SEI que tratem de objeto idêntico, deve ser realizada a anexação deles.

Art. 83 . A anexação de processos SEI pode ser feita por qualquer unidade em que os processos tramitem, desde que o processo secundário não esteja aberto em outras unidades organizacionais.

Art. 84 . O ato de desfazer a anexação será efetuado pelo gestor negocial do SEI, mediante despacho de solicitação no processo principal à área gestora negocial.

Subseção II
Do Relacionamento

Art. 85 . O relacionamento de processos SEI é efetuado quando há necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento não interfere na autonomia dos processos e deverá ser removido quando cessar o motivo da associação.

Art. 86 . O relacionamento de processos SEI pode ser efetuado por qualquer unidade organizacional que atue em um deles.

Seção V
Dos Procedimentos de Conversão de Processos em Papel para Eletrônico

Art. 87 . Não serão digitalizados nem incluídos no SEI:

I - processos legados - processos não digitais arquivados, cuja análise e instrução foram concluída ou encerrada;

II - processos para mera consulta;

III - processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo cidadão;

IV - documentos que não se caracterizem como arquivísticos;

V - correspondências pessoais; e

VI - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais, folders, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais.

Art. 88 . O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento não digital para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público ou privada deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto nº 10.278, de 2020; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto nº 10.278, de 2020.

Art. 89 . A área de Gestão Documental pode, caso necessário, providenciar a digitalização e a inclusão no SEI de processos físicos que estejam sob sua guarda, a fim de facilitar a pesquisa, o acesso às unidades organizacionais interessadas e a preservação de documentos de guarda permanente.

Art. 90 . Os documentos de guarda permanente e/ou históricos não poderão ser eliminados após a digitalização.

Parágrafo único. A versão original dos documentos arquivísticos não digitais digitalizados sem valor histórico e que estiverem em desacordo com o Decreto nº 10.278, de 2020, deverão ser classificados, preservados e cumprir, no mínimo, os prazos de guarda estabelecidos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelos órgãos do Sistema CFC/CRCs.

Seção VI
Da Conclusão do Processo SEI

Art. 91 . Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise ou da adoção das ações necessárias pela unidade organizacional mediante justificativa em despacho.

Art. 92 . A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades organizacionais nas quais esteja aberto.

Seção VII
Do Encerramento e Arquivamento de Processo SEI

Art. 93 . O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem realizadas, tendo sido cessada sua finalidade.

Art. 94 . O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela matéria tratada no processo indicará o fim da análise do mérito, determinando o encerramento de sua tramitação, mediante inserção de Termo de Arquivamento de Processo (TAP).

Art. 95 . O arquivamento de processo SEI deve ser efetuado pela unidade organizacional que o originou, à qual compete lavrar o TAP.

§ 1º A unidade que receber o último andamento deve encaminhar o processo SEI à unidade organizacional de origem, sem concluí-lo.

§ 2º Depois de lavrado o TAP, a unidade de origem deve encaminhar o processo SEI ao Repositório Digital Arquivístico Digital Confiável.

Art. 96 . Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica.

Parágrafo único. Os processos e documentos em papel convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em papel no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Art. 97 . O prazo de guarda previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos é contabilizado a partir da data de assinatura do TAP.

Art. 98 . O processo SEI arquivado somente voltará a tramitar mediante incorporação do Termo de Desarquivamento de Processo (TDP) ao SEI, a cargo da unidade de arquivo.

Parágrafo único. A solicitação para consulta não ensejará o desarquivamento do processo.

Art. 99 . A unidade de arquivo não receberá para arquivamento:

I - documentos e processos administrativos que estejam em desconformidade com o que dispõe esta Resolução; e

II - cópia impressa de documento incorporado ao SEI.

CAPÍTULO VI
DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 100 . Os documentos eletrônicos produzidos no SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); e

II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.

§ 1º As assinaturas digitais e cadastradas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e seu sigilo.

§ 2º O uso da assinatura com certificação digital (por meio de token) deverá ocorrer sempre que essa for exigida legalmente ou quando for solicitada por órgãos e entidades com os quais os Conselhos de Contabilidade se relacionam.

§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada no Portal do CFC na Internet, indicado na tarja de assinatura, e mediante declaração de autenticidade no próprio documento, com uso do código verificador.

Art. 101 . É permitido ao usuário utilizar certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e adquirido por meios próprios, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pelos Conselhos de Contabilidade dos custos havidos.

Art. 102 . Os detentores de certificados digitais utilizarão dispositivos - tokens - pessoais e intransferíveis, contendo sua chave pública, validada pela ICP-Brasil, e outras informações necessárias à validação dos respectivos certificados.

Parágrafo único. O detentor de certificado digital é totalmente responsável por seu token e pelos documentos por meio dele assinados, devendo zelar pela segurança do dispositivo e de suas senhas.

Art. 103 . Os documentos assinados eletronicamente, nos termos desta Resolução, serão considerados originais e válidos para todos os efeitos legais.

Parágrafo único. Cada usuário do SEI, interno ou externo, será responsável pela exatidão das informações prestadas e pela guarda, pelo sigilo e pela utilização da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido.

CAPÍTULO VII
DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 104 . Os processos e documentos criados no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.

§ 1º Um processo ou documento criado como restrito deve ser redefinido para público quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de restrição ao nível de acesso.

§ 2º A atribuição de nível de acesso sigiloso somente poderá ocorrer para os tipos processuais previamente cadastrados no sistema como sigilosos.

§ 3º A definição dos tipos processuais passíveis de classificação como sigiloso, observadas as exigências da Lei de Acesso à Informação e das demais normas relativas à transparência na Administração Pública, caberá ao Comitê Gestor da LGPD, ouvido o Grupo Gestor do SEI e a Comissão Permanente de Transparência.

§ 4º Documentos com informações pessoais sensíveis, protegidas por lei, poderão ser criados apartados em processos restritos ou sigilosos, os quais serão relacionados a processos públicos contendo o restante da documentação processual de caráter ostensivo.

§ 5º O nível de acesso sigiloso terá tramitação exclusiva entre pessoas previamente credenciadas e somente poderá ser adotado nos justificados casos de imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado e para a preservação da intimidade da pessoa, observadas as hipóteses legais aplicáveis.

Art. 105 . Serão considerados de acesso restrito em processos SEI, mediante indicação da legislação específica e da informação pessoal, os documentos e os processos:

I - protegidos por legislação específica, que versem sobre:

a) sigilo de justiça ou segredo de justiça;

b) sigilo fiscal;

c) sigilo bancário;

d) sigilo industrial;

e) sigilo decorrente de direitos autorais;

f) sigilo empresarial;

g) sigilo das sociedades anônimas; e

h) sigilo decorrente de risco à governança empresarial;

II - com informações pessoais sobre:

a) documentos oficiais de identidade;

b) estado de saúde de servidor ou de familiares;

c) informações financeiras ou patrimoniais;

d) avaliação de desempenho funcional;

e) alimentandos;

f) dependentes;

g) pensões;

h) endereço residencial;

i) endereço eletrônico;

j) número de telefone;

k) origem racial ou étnica;

l) vida sexual;

m) convicções religiosas, filosóficas ou morais;

n) opiniões políticas e filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político;

o) dados genéticos e biométricos; e

p) intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas.

CAPÍTULO VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 106 . Sem prejuízo de outras atribuições definidas nesta Resolução, as unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade devem elaborar, gerir e manter as bases de conhecimento relacionadas aos tipos de processos afetos às suas atividades, com o objetivo de orientar a instrução dos processos SEI

Art. 107 . Os Conselhos de Contabilidade são responsáveis por direcionar ou exigir a capacitação dos seus conselheiros, empregados e colaboradores, a fim de permitir o uso adequado do sistema e a correta instrução processual.

Art. 108 . O uso inadequado do SEI e as divulgações de informações pessoais, bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos, ficam sujeitos à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 109 . Esta Resolução entra em vigor em 1º de dezembro de 2023.

AÉCIO PRADO DANTAS JÚNIOR

Presidente do Conselho